ノン・プロフェッショナル～陰の功労者たち 第２回「チケット管理」

こんにちは、吹奏楽団Festaです。
合宿中のレビュー、アナザーストーリーを公開していますが、
合宿が始まるまでに多大なる努力をしてくれた功労者たちに触れないわけにもいかないでしょう。
今日は「チケット管理」に焦点を当てます。

当団の演奏会は「全席指定」の有料公演です。
年に何度も全席指定の公演をする場合は、管理システムを構築しているようですが、
当団は年に一度しかないので、かなりアナログな作業が多くあります。

その中で一番の課題は、チケットのダブルブッキングを起こさないこと。

いくつかのプレイガイドを併用するほど、お客様にとっては買いやすいですが、
当日に「ダブル・ブッキング」が発覚する恐怖もあります。
（つまり、おなじ座席番号のチケットをもったお客様が二人以上存在する）

イープラスなどが発行するチケットと、楽団で作成するチケットが混在するなか、
いかに事故なく対応できるかが、このチケット管理の最も難しい使命です。

今日は、ダブルブッキングしないためのフェスタ流の管理方法を技を少しご紹介します。


★チケットの左半券
楽団特注チケットには、左半券がついています。


事前の申請の場合、この左半券にいつ誰に配布したかを記載します。
当日券売り場では、このもぎりが販売枚数の証拠になりますし、
万が一のトラブル対応時も、このもぎり部分にいろいろ記載することで、
後日の検証に役立つのです。



実際に記入した例はこちら。
こうして、全てのチケットの半券写真をとるのですが、
その理由はもう一つの秘策にあります。


★座席管理エクセル表
販売した座席管理表に必要事項を入力すると、
エクセルで作成した座席表が自動的に黒塗りさせる関数を組んだエクセル表があります。


このエクセル表の記入と発行したチケットの記載が間違っていないか。
別の担当者が先ほどの写真を見ながら検品していくのです。


チケット担当者は、一人一人のチケット申請の対応をすると同時に、
事故を防ぐための、手間のかかる作業を黙々とやってくれているんです。

整理すると、一席の予約を処理するために、
・申請内容を確認する
・座席を選ぶ
・エクセル表に記載する
・チケットを抽出する
・チケットの左半券に必要事項を記載する
・左半券をもぎり、写真とって共有する
・（検品担当が検品）
・封筒に宛名を書く
・送付状も作成する
・送付状とチケットを入れて郵送する

そして、最後に
・入金確認をする

という10以上のタスクがあるわけです。
これを、毎年千席分やっているわけですから・・・。

チケット管理担当の皆さん、本当にありがとうございます！！！


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